1. はじめに：「あのメモ、どこだっけ？」その焦り、もう終わりにしませんか？
こんにちは！
介護とITで現場をラクにする、介護福祉士のやなぎです。
前回の「ケアノート」の作成、本当にお疲れ様でした。
「私にもできた！」という小さな成功体験が、あなたの心の中で温かい光となって灯っていたら私も嬉しいです。
さて、改めて、日々の介護業務、本当にお疲れ様です。
多忙な現場で、私たちは常に時間に追われていますよね。
だからこそ、心のどこかで
・「Excel？IT？そんなのを覚える時間なんてないよ」
・「ただでさえ忙しいのに、新しいことを始めて失敗するのが怖い」
と感じてしまう。その気持ち、痛いほどよく分かります。
「〇〇さんのご家族からお電話です」と内線が鳴った瞬間、対応する記録を探して頭が真っ白になるあの感覚…
「一番大事なこと、ちゃんと伝わったかな…」と、申し送り後に不安が胸をよぎる夜…
これらは、決してあなたの能力が低いからではありません。
情報が整理されていない「仕組み」そのものに問題があるのです。
この記事は、そんなあなたの焦りや不安を根本から解消するための、新しい冒険の書です。
この記事を読めば、あなたは…
- あちこちに散らばる情報が、たった一つのExcelシートに、驚くほどスッキリまとまります。
- 「テーブル」「フィルター」といった強力な魔法で、探し物が一瞬で見つかるようになります。
- 日々の焦燥感が「揺るぎない自信」に、漠然とした不安が「穏やかな安心感」に変わります。
- あなたが作ったノートが、チーム全体のケアの質を上げる「共通言語」になります。
難しい専門用語は使いません。
私があなたの家庭教師になったつもりで、「大丈夫ですよ」「その調子です！」と、ゴールまでしっかり伴走します。
安心して、ついてきてくださいね。
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2. 結論：目指すのは「標準化されたケア」と、その先にある「あなたの心の余裕」
なぜ、私たちがExcelで「情報共有ノート」を作るべきなのか。
いきなり結論からお伝えしますね。
それは、一部の人しか知らない情報や、その日の気分で変わる口頭での申し送り…
つまり「属人的なケア」から卒業するためです。
そして、チーム全員が同じ情報を見て、同じレベルのケアができる「標準化されたケア」を実現するため。
「標準化」と聞くと、「なんだか冷たい」「画一的なケアなの？」と感じる方もいるかもしれません。
でも、それは全く逆です。ここで言う「標準化」とは、❝利用者さん一人ひとりの情報を、誰が見ても分かるように整理整頓し、ケアの「土台」を固める❞ことです。
この揺るぎない土台があるからこそ、私たちはその上で、利用者さん一人ひとりに合わせた、創造的で温かいケアを実践できるのです。
そして、本当に目指したいのは、そのさらに先にあるもの。
それは、他でもない「あなたの心の余裕」なんです。
私の趣味である家庭菜園に例えさせてください。
情報がバラバラな職場は、石ころだらけでカチコチの畑。これまでの手書きノートは、そんな畑にジョウロで水をまくようなもので、水がかかる場所も量もバラバラでした。
今回の記事は、まず畑から石ころを取り除き、栄養を与えてふかふかにする「土壌改良」（＝情報の整理整頓）。
そして、土台が整った畑に、均一に水をまける「スプリンクラー」を設置する（＝Excelでの情報共有）。
土壌が改良されスプリンクラーが設置された畑からは、みずみずしくて美味しい野菜がたくさん育ちます。
その野菜こそが質の高いケアであり、利用者さんの笑顔。
そして、生まれた時間と心の余裕で、いつもより5分長く利用者さんの昔話に耳を傾けられる、「あなたの穏やかな笑顔」なんです。
3. あなたの仕事が変わる！「未来をつくる情報共有ノート」がもたらす３つのベネフィット(恩恵)
では、この「未来をつくる情報共有ノート」があなたの仕事と心に、具体的にどんな素晴らしい変化をもたらしてくれるのか。３つの「ベネフィット」として、さらに深掘りしてご紹介しますね。
3-1. ベネフィット１：「検索性」が、あなたの“焦り”を“自信”に変える
一つ目は、圧倒的な「検索性」。
これがもたらすのは、あなたの「焦り」が「自信」に変わるという劇的な変化です。
私にも忘れられない失敗談があります。
就職してしばらくした頃、ある利用者さんのご家族から「最近、父の食事の様子はどうですか？」と電話がありました。その時、周りに先輩も見当たらず、情報もまとまっておらず私の頭は真っ白。
まだ電話にも慣れておらず苦手だったこともあり、「ええと、確か…」と言いながら、必死で記録ノートをめくる手は震え、額からは冷や汗。
結局、的確な返事ができず、電話を切った後のあの情けなさと自己嫌悪…
この情報共有ノートがあれば、お名前でサッと検索するだけ。
わずか数秒で、食事量や食事中の様子に関する過去の記録が目の前に表示されます。
ご家族からのどんな質問にも、焦らず、具体的な事実に基づいて、自信を持って答えられる。
さらに、夜間に看護師から「〇〇さんの昨日の日中のバイタルは？」と緊急で聞かれた際も、即座に正確な情報を伝えられます。これは、多職種連携における信頼関係の構築にも、直接繋がる力なのです。
3-2. ベネフィット２：「標準化」が、あなたの“不安”を“安心”に変える
二つ目は、「標準化」。
これが、あなたの「不安」を「安心」に変えてくれます。
「あの件は、ベテランの〇〇さんしか知らない」という状況は、チームにとって大きなリスクです。
このノートで情報を一元管理すれば、新人さんもベテランも、日勤も夜勤も、介護職も看護職も、誰もが同じ情報にアクセスできます。
ケアの注意点、ご家族からの要望、アレルギー情報といった絶対に共有すべき事項が、いつでも誰にでも正確に伝わる。
これは、チーム全体のケアの質を底上げし、何よりあなたを「ちゃんと伝わっただろうか」という漠然とした不安から解放してくれます。
これは私の成功談ですが、この共有ノートを導入してから、
後輩から「昨日〇〇さんのことで分からないことがあったんですけど、やなぎさんが作ってくれたノートを見たら全部書いてあって、的確な対応ができました！ありがとうございます！」と言われたんです。
自信をもって対応できる安心感は、本当に大きな財産ですよ。
3-3. ベネフィット３：「客観性」が、あなたの“ためらい”を“説得力”に変える
三つ目は、「客観性」。
これが、❝あなたの「ためらい」を「説得力」に変える最強の武器❞になります。
カンファレンスで、「最近、〇〇さんの元気がないような気がするんです…」と、感覚的に発言するのに、少し“ためらい”を感じたことはありませんか？
このノートに日々の記録が蓄積されると、それが強力な「客観的データ」になります。
「こちらのグラフを見てください。〇〇さんはこの1週間、水分摂取量が以前の半分に落ち込んでいます。これが活気の低下に繋がっている可能性があります。そこで、ケアマネジャーに相談の上、プランに〇〇さんの好きなジュースでの水分補給を追加することを提案します」
どうでしょうか？
同じ内容でも、説得力が全く違いますよね。
あなたの意見が、単なる「個人の感想」から、「客観的な事実に基づく専門職としての見解」に変わるんです。
介護現場でよく言われる根拠を示すことにもつながり、他職種からも信頼されあなたの専門性は飛躍的に高まります。
4. 具体例：隣で支えるから大丈夫！未来をつくる情報共有ノートを作ろう！
お待たせしました！いよいよ実践編です。
大丈夫です。
あなたの隣で、一つひとつ丁寧にサポートしますから。
ゲームのクエストをクリアするみたいに、楽しんで挑戦していきましょう！
4-1. クエスト1：ただの表を「賢いバインダー」に変身させよう（テーブル機能）
最初のクエストは、ただの表を「賢いバインダー」に進化させる魔法「テーブル機能」です。
ゴールは、見た目を整え、管理を楽にすること。クリック3回で終わりますよ！
- 表の中のセルを一つクリックし、メニューの「挿入」→「テーブル」を選びます。
- 「テーブルの作成」ウィンドウで「OK」を押すだけ！
- よくある失敗例： 意図せず、表の一部だけがテーブルになってしまった！
- 回避策： 事前に、表の中に空白の行や列がないか確認しておきましょう。
もし失敗しても、「元に戻す」ボタン（左上の曲がった矢印）で、いつでもやり直せるので安心してくださいね。
4-2. クエスト2：「魔法のしおり」で、読みたいページだけ開こう（フィルター機能）
次のクエストは、このノートが最強である理由、「フィルター機能」。
大量の情報から見たいものだけを一瞬で抜き出す「魔法のしおり」です。
- 各項目の横の▼マークをクリックし、見たい人の名前だけにチェックを入れて「OK」を押せば、
その人の情報だけが表示されます。
- よくある失敗例： 「きざみ食」でフィルターをかけたいのに、選択肢に「刻み食」と「きざみ食」が両方出てきて、うまく絞り込めない！
- 回避策： これを防ぐのが、次のクエストで学ぶ「入力規則」です！
4-3. クエスト3：「うっかりミス」を防ぐお守り「付箋」を貼ろう（入力規則・条件付き書式）
最後のクエストは、ミスを防ぎ、大事な情報を見逃さないためのお守りです。
一つは「入力規則」。入力ミスを防ぐ「アンケートの選択肢」です。
食事形態を入力するセルに、あらかじめ選択肢を用意しておけば、入力がブレません。
もう一つは「条件付き書式」。大事なところに貼る「目立つ色の付箋」です。
「アレルギー」の項目に「あり」と入力されたら、セルが自動的に赤色に変わるように設定すれば、見落としは激減します。
4-4. （おまけ）テンプレートのご案内と、未来への扉「VBA」
「クエストは分かったけど、ゼロから全部作るのはやっぱり大変…」
大丈夫です！
そんなあなたのために、ADL、バイタル、食事、排泄、特記事項などの項目が全て入った「未来をつくる情報共有ノート・テンプレート」をご用意しました！
まずはこれをダウンロードして、使ってみるのも素晴らしい一歩ですよ。
そして、この冒険にワクワクしてきたなら、その先には「VBA（マクロ）」という、ボタン一つですべてを自動化するような、さらにすごい魔法の世界も待っています。
それはまた、次なる冒険のお話です。
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5. つまずいても大丈夫！冒険者の酒場（初心者さん大歓迎！）
最後に、冒険の途中で生まれがちな疑問や不安を解消する「冒険者の酒場」に立ち寄っていきましょう。
6. まとめ：あなたはもう「記録を探す人」じゃない。「情報を武器に、ケアを創造する人」だ
あなたが今日手に入れたのは、単なるExcelの操作方法ではありません。
情報を美しく整理する「テーブル」、答えを一瞬で見つけ出す「フィルター」、ミスを防ぐ「入力規則」と「条件付き書式」。これらは、あなたの仕事を劇的に変える強力な「武器」です。
この武器を手にしたあなたは、もう、ただ時間に追われて記録を探し続ける「作業者」ではありません。
情報を自在に操り、客観的な根拠に基づいて、より良いケアをデザインしていく「創造者」へと、レベルアップしたのです。
そして、このスキルと仕組みは、あなたが異動したり退職したりしても、あなたの能力として残り続ける「再現性のある資産」になります。あなたの今日の一歩が、未来のチームを助けることになる。
これは、介護業界全体のICT化に向けた、小さくても、しかし確実な一歩でもあるのです。
7. おわりに：その一行が、誰かの「安心」と、あなたの「未来」に繋がっている
最後までこの記事にお付き合いいただき、本当に、本当にありがとうございました。
効率化によって生まれた、その5分、10分という時間をぜひ、利用者さんと心を通わせる、温かい時間に使ってみてください。いつもより少し長く、昔話に耳を傾けてみる。
ゆっくり一緒に、お茶を飲んでみる。
その時間こそが、私たちの仕事の何よりの宝物だと思うのです。
私は、介護とITの力で、現場で働く人が心に余裕を持ち、利用者さんと本当に向き合える時間を増やすことを願って、この活動をしています。
このブログも、その目標のための一歩です。
結論でお話しした「畑」の話を、もう一度思い出してください。
あなたは今日、自分の働く畑の「土壌を改良」し、情報を公平に届ける「スプリンクラーを設置」する技術を学びました。あなたがこれから日々入力していく一行一行の記録が、その畑をどんどん豊かにしていきます。
その豊かな畑からは、最高の作物が育つはずです。
それは、利用者さんの穏やかな笑顔であり、ご家族からの深い信頼であり、チームの仲間との強い絆です。
そして、何よりも、自信と誇りを持って仕事に向き合う「あなた自身の、輝かしい未来」という、甘くて美味しい果実なのです。
あなたのその小さな一歩が、介護の未来を、もっと明るく豊かなものに変えていく。
私は、心からそう信じています。あなたのこれからの冒険を、全力で応援しています！
追伸：もう少しだけ、お付き合いください
ここまで読んでいただき、本当にありがとうございます！
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