こんにちは。
元ITエンジニアで現役介護福祉士のやなぎです。
介護現場で働いていると、いつの間にか仕事が増えていることがあります。
新しい記録。
新しいチェック表。
新しい確認ルール。
新しい申し送り項目。
新しい紙の管理表。
もちろん、その一つひとつには、必要になった理由があるのだと思います。
事故を防ぎたい。
確認漏れをなくしたい。
ご家族への説明に備えたい。
誰が見ても分かるようにしたい。
同じトラブルを繰り返したくない。
介護現場では、利用者さんの安全を守るために、業務が増えていくことがあります。
それ自体が悪いわけではありません。
ただ、問題は、一度増えた業務が、その後あまり見直されないまま残り続けることです。
気づけば、紙にも書いている。
介護ソフトにも入力している。
申し送りでも伝えている。
チェック表にも残している。
安全のために始めたはずの業務が、いつの間にか現場の負担になっている。
そういう場面は、介護現場では少なくないのではないでしょうか。
はじめに｜介護現場は仕事が増えやすい
介護現場は、仕事が増えやすい場所だと思います。
なぜなら、介護の仕事は人の生活と安全に深く関わる仕事だからです。
転倒があれば、再発防止の確認が増える。
食事中のむせ込みがあれば、観察項目が増える。
ご家族から心配の声があれば、記録や共有が増える。
職員間で認識のずれがあれば、新しいルールが増える。
どれも、きっかけだけを見ると必要な対応です。
だからこそ、現場では「増やす」判断は比較的されやすいのだと思います。
一方で、「減らす」「まとめる」「形を変える」判断は、なかなかされにくかったりしますよね。
何かをやめて事故が起きたらどうしよう。
確認を少なくして、抜けが出たらどうしよう。
今までやっていたものを変えて、誰かが困ったらどうしよう。
そうした不安があるからです。
だから、介護現場では業務が足し算になりやすい。
でも、足し続けた業務を見直さないままでいると、現場の余裕は少しずつ少なくなっていきます。
なぜ介護現場は“足し算”になりやすいのか
介護現場で業務が増える背景には、現場なりの理由があります。
安全を守りたい。
同じ事故を防ぎたい。
誰が対応しても分かるようにしたい。
新人さんや夜勤者が困らないようにしたい。
ご家族や他職種に説明できるようにしたい。
こうした目的があるから、記録や確認が増えていきます。
なので、僕は「業務を増やすこと」そのものを否定したいわけではありません。
必要な確認はあります。
残すべき記録もあります。
共有しなければいけない情報もあります。
ただ、増やしたあとに見直す仕組みがないと、現場には負担だけが残ってしまうことがあります。
たとえるなら、雨漏りした場所にバケツを置いていくようなものです。
雨漏りした時に、バケツを置くことは大切です。
床が濡れないようにするためには、すぐに対応しなければいけません。
でも、雨漏りの原因を見ないままバケツだけ増やしていくと、部屋の中はどんどん歩きにくくなります。
介護現場の業務も同じで、困りごとが起きるたびに確認表や記録を増やしていくだけでは、いつの間にか現場が動きにくくなってしまいます。
大切なのは、バケツを置くことだけではなく、どこから水が入っているのかを見ること。
業務改善も、ただ何かを足すだけではなく、今ある業務の形を見直すことが必要なのだと思います。
確認を増やすことが、必要な場面もある
僕自身、これまでの現場で「何かが起きたあとに、確認が増える」場面を何度も見てきました。
たとえば、転倒があった時。
振り返りの中で、センサーの付け忘れが分かることがあります。
そうすると、再発防止のために、
「センサーが付いているか確認しましょう」
「夜勤前に確認しましょう」
「申し送りで確認しましょう」
というように、確認項目が増えることがあります。
これは、決して悪いことではありません。
転倒を防ぐために、確認を増やすことが必要な場面はあります。
同じことを繰り返さないために、形に残すことも大切です。
ほかにも、おやつの提供忘れがあった時に、
「その日に何を提供したか記録に残しましょう」
「提供後にチェックしましょう」
という形で、記録や確認が増えることもあります。
これも、利用者さんにきちんと提供できたかを確認するためには大切な視点です。
ただ、ここで考えたいのは、確認を増やすだけで本当に解決できるのか、ということです。
センサーの付け忘れなら、確認項目を増やすだけでなく、
センサーを付けるタイミングは分かりやすいか。
センサーの置き場所は決まっているか。
付け忘れに気づきやすい見た目になっているか。
誰が、どのタイミングで最終確認するのか。
忙しい時間帯に確認が重なっていないか。
こうした仕組みも一緒に見直した方がよい場合があります。
おやつの提供忘れも同じです。
記録を増やすことだけでなく、
提供する物が一目で分かるようになっているか。
提供前と提供後の確認が同じ場所でできるか。
配膳の流れの中で自然に確認できるか。
担当者が変わっても分かる形になっているか。
忙しい時間帯に無理なく確認できるか。
こうした流れを見直すことで、記録だけに頼らない再発防止につながることがあります。
確認を増やすことには、意味があります。
でも、確認だけを増やしていくと、現場では「また一つ仕事が増えた」と感じやすくなります。
大切なのは、誰かの注意力だけに頼り続けることではなく、忘れにくい形、気づきやすい形、続けやすい形に整えていくことなのだと思います。
確認を増やすことと、仕組みを見直すこと。
この両方を考えることで、現場の負担を増やしすぎずに、安全を守りやすくなるのではないかと思います。
足し算の業務改善が、現場を苦しくすることがある
業務改善という言葉を聞くと、新しい仕組みを入れることをイメージするかもしれません。
もちろん、それで現場が楽になることもあります。
ただ、足すだけの業務改善は、かえって現場を苦しくしてしまうことがあります。
たとえば、紙の記録が残ったまま介護ソフトにも入力する。
申し送りで話している内容を、記録にもチェック表にも残している。
事故後に作った確認表が、状況が変わったあともそのまま残っている。
誰が見返しているのか分からない記録を、毎日書き続けている。
そうなると、現場では「利用者さんを見る時間」よりも、「記録や確認に追われる時間」が増えてしまいます。
僕自身も、これまでの現場で「同じような内容を、いくつかの場所に書いているな」と感じたことがあります。
紙にも書く。
ソフトにも入力する。
申し送りでも伝える。
安全のために必要な部分があることは分かります。
でも、それが重なりすぎると、記録すること自体が目的のようになってしまうことがあります。
本来は、利用者さんのための記録です。
でも、現場が忙しすぎると、記録を書くために利用者さんを見る余裕が少なくなってしまう。
それは、とてももったいないことだと思います。
まずは確認｜現場に増えていないかチェックしたい業務
業務改善を考える時、いきなり新しい仕組みを入れる前に、まず今の現場に増えすぎている業務がないかを見てみることが大切です。
たとえば、次のようなものです。
- 同じ内容を複数の場所に書いている
- 誰が見るのか分からない記録がある
- 事故後に増えたチェック表が、その後も見直されていない
- 忙しい時間帯に記録や確認が集中している
- 新人さんに説明しにくい独自ルールが多い
- 「昔からやっているから」で続いている業務がある
- ICTを入れたのに紙の運用も残っている
- 申し送りと記録の内容が大きく重なっている
- 書いているけれど、見返す機会がほとんどない
- 何のために続けているのか説明しにくい業務がある
こうした業務があるからといって、すぐに「やめよう」と決める必要はありません。
まずは、目的を確認することです。
なぜ始まったのか。
今も同じ形で必要なのか。
誰が見ているのか。
どの時間帯に負担になっているのか。
ほかの記録や確認と重なっていないか。
そこを見るだけでも、現場の負担は整理しやすくなります。
業務改善は「何を足すか」より先に「何を見直すか」
業務改善というと、「次に何を導入するか」を考えがちです。
新しいシステムを入れる。
新しいチェック表を作る。
新しいルールを追加する。
新しい係を決める。
でも、現場がすでに忙しい時ほど、先に見たいのは「何を足すか」ではなく、「今ある業務をどう見直すか」だと思います。
・今ある記録は、本当に今の形で必要なのか。
・同じ内容を別の場所にも書いていないか。
・確認の回数は今のままでよいのか。
・忙しい時間帯に集中しすぎていないか。
・別の方法にまとめられないか。
ここを見ずに新しい仕組みだけを足すと、現場の負担はさらに増えてしまいます。
業務改善で大切なのは、今の現場がごちゃごちゃしていないかを一度見てみることだと思います。
必要な業務がある一方で、いつの間にか目的が見えにくくなっている業務もあります。
昔は必要だったけれど、今は別の記録で確認できるもの。
同じ内容を複数の場所に書いているもの。
誰が見返しているのか分からないまま続いているもの。
忙しい時間帯に重なって、かえって利用者さんを見る時間を減らしているもの。
こうした業務が増えていくと、現場は少しずつ動きにくくなります。
たとえるなら、作業台の上に物が増えすぎている状態に近いかもしれません。
一つひとつの道具には意味があったとしても、置きっぱなしの物が増えすぎると、本当に使いたい道具が見つけにくくなります。
動く場所も狭くなり、作業もしにくくなります。
介護現場の業務も同じです。
必要な確認を増やすことが大切な場面はあります。
でも、増えた業務をそのままにしておくと、現場の流れを妨げてしまうこともあります。
だからこそ、業務改善は新しいものを足すことだけではなく、今あるものを一度整理することから始めてもいいのだと思います。
ごちゃごちゃしていないか。
同じことを何度もしていないか。
今も同じ形で必要なのか。
必要なケアの妨げになっていないか。
安全を守りながら、もっと続けやすい形にできないか。
そうやって見直していくと、何かを新しく増やさなくても、現場の負担が軽くなることがあります。
引き算の業務改善は、ただ業務を減らすことではありません。
本当に必要なケアや確認が見えやすくなるように、現場を整えることなのだと思います。
介護の生産性向上は、単に早く動くことではありません。
利用者さんに向き合う時間を守ること。
職員同士の情報共有をしやすくすること。
チームで無理なくケアを続けられるようにすること。
そのためには、足すことだけでなく、今ある業務を整える視点が必要なのだと思います。
安全は守りながら、負担の形を見直す
ここで大切なのは、必要な確認までなくすことではありません。
利用者さんの安全に関わる確認や、職員同士の共有に必要な情報は、きちんと残す必要があります。
見直したいのは、安全そのものではありません。
同じ内容を何度も書いている記録。
目的が曖昧になった確認。
現場の負担が大きくなりすぎている業務の形。
今の利用者さんや職員体制に合わなくなっている運用。
そこを整えたいのです。
たとえるなら、登山のリュックを整理するようなものです。
安全のための水や救急セットは必要です。
防寒具や地図も必要です。
でも、同じ物を何個も入れたり、使わない物を入れっぱなしにしたりすると、リュックは重くなりすぎます。
重すぎるリュックを背負ったままでは、歩くこと自体がつらくなります。
業務改善も同じです。
安全に必要なものは残す。
でも、重なっているものや、今の現場に合わなくなったものは見直す。
安全を守りながら、負担の形を整えていく。
その視点が大切なのだと思います。
見直しは「やめる」だけではなく、4つに分けて考える
業務の引き算というと、「業務をやめること」と受け取られるかもしれません。
でも、実際にはそれだけではありません。
見直しは、次の4つに分けて考えると整理しやすくなります。
| 分類 | 考え方 | 例 |
|---|---|---|
| 軽くする | 回数・項目・書き方を少なくする | 毎回記入から、必要時記入にする |
| まとめる | 似た記録や確認を一つにする | 紙とソフトの二重記録を整理する |
| 置き換える | 別の方法に変える | 口頭説明をテンプレート化する |
| 終える | 今は必要性が低いものを終了する | 誰も見返していないチェック表を見直す |
いきなり終えるのが難しければ、まずは軽くする。
一つにできそうなら、まとめる。
別の方法の方が分かりやすければ、置き換える。
今の現場に合っていないなら、終えることも考える。
このように分けて考えると、「何でもやめる」という話ではなく、業務を現場に合う形に整える話になります。
現場で見直したい“増えすぎ業務”の例
ここからは、現場で見直しやすい業務の例を整理します。
紙と介護ソフトの二重記録
実際に現場でよくあるのが、
紙に書いたあと、同じ内容を介護ソフトにも入力している場合です。
もちろん、紙の方が見やすい場面もあります。
介護ソフトに残す必要がある記録もあります。
ただ、同じ内容を二重に書いている場合は、どちらが正式な記録なのか、どちらを見ればよいのかを整理したいところですよね。
紙を完全になくせなくても、紙に書く内容を減らす。
ソフトに集約できる部分を決める。
一時的なメモと正式な記録を分ける。
そうした見直しだけでも、負担は少し変わります。
申し送りと記録の重なり
記録に残している内容を、申し送りでも長く繰り返していることがあります。
もちろん、申し送りで直接伝えた方がよい内容もあります。
ただ、すべてを口頭で繰り返すと、申し送りが長くなり、聞く側も受け取る情報が多くなりすぎます。
記録に残していること。
口頭で必ず伝えたいこと。
次の勤務者がすぐ確認すべきこと。
この違いを整理すると、申し送りの負担は軽くなりやすいです。
事故後に増えたチェック表
事故後に増えたチェック表は、再発防止のために必要な場合があります。
ただ、事故直後と数か月後では、状況が変わっていることもあります。
利用者さんの状態が変わっている。
環境が整っている。
職員の対応が定着している。
別の記録で確認できるようになっている。
その場合、同じチェック表をずっと同じ形で続ける必要があるのかは、見直してもよいと思います。
新人さんに説明しにくい独自ルール
「理由は分からないけれど、昔からこうしている」
こうした独自ルールは、新人さんにとって覚えにくいものです。
指導する側も、理由を説明できないまま教えることになります。
もちろん、昔から続いている業務にも意味がある場合はあります。
ただ、理由を説明できない業務が増えていくと、新人教育も複雑になります。
業務改善は、新人さんに説明しやすい現場を作ることにもつながります。
引き算の業務改善は、現場の声から始める
業務を見直す時に大切なのは、現場の声から始めることです。
いきなり上から、
「この業務をやめます」
「この記録を変えます」
「今日からこのやり方にします」
と決めてしまうと、不安が出やすくなります。
特に介護現場では、安全への不安があります。
・これを変えて大丈夫なのか。
・抜けが出ないのか。
・夜勤者が困らないのか。
・新人さんが分からなくならないのか。
・ご家族や看護師への共有に影響しないのか。
そうした不安を置いたまま進めると、形だけ変えても現場には定着しにくくなります。
僕自身も、現場の困りごとは、実際にその時間帯に動いている職員の声を聞かないと見えにくいと感じます。
表だけ見ると回っているように見えても、現場では、
「この時間にこの確認が入るとかなりきつい」
「この記録は、実は別の場所にも同じことを書いている」
「これは必要だけど、今の書き方だと時間がかかりすぎる」
ということがあります。
だから、業務改善は会議室だけで決めるより、現場の流れを見ながら考えていきたいですよね。
現場の声を聞く。
目的を確認する。
重なっている部分を見る。
変えた時の不安も出しておく。
そのうえで、小さく見直す。
この順番が大切なのだと思います。
いきなり変えずに、小さく試してから見直す
業務改善は、いきなり大きく変えると不安が出やすいです。
だから、まずは小さく試すことが大切です。
おすすめの流れは、次のような形です。
- 困っている業務を1つ選ぶ
- その業務の目的を確認する
- 重なっている部分を見る
- 軽くできる部分を1つだけ決める
- 1〜2週間だけ試す
- 困りごとが出たか確認する
- 続ける・戻す・調整するを決める
大切なのは、「一度変えたら終わり」にしないことです。
試してみて、うまくいかなければ戻してもいい。
少しだけ調整してもいい。
別の方法を考えてもいい。
業務改善は、正解を一回で出すものではなく、現場に合う形を探していくものだと思います。
たとえるなら、部屋全体を一気に片付けるのではなく、まず一つの引き出しから整理するようなものです。
部屋全部を片付けようとすると大変です。
でも、一つの引き出しだけなら始めやすい。
介護現場の業務も同じです。
まず一つの記録。
一つのチェック表。
一つの時間帯。
一つの申し送り項目。
そこから見直していく方が、現場も受け入れやすいと思います。
AIやICTは「足す道具」ではなく「負担を軽くするための道具」にしたい
介護現場でも、ICTやAIという言葉を聞く機会が増えました。
記録ソフト。
見守り機器。
インカム。
AIによる文章作成や業務整理。
こうした道具は、うまく使えば現場の負担を軽くしてくれます。
ただ、導入すれば自動的に現場が楽になるわけではありません。
紙の記録が残ったまま、介護ソフトへの入力も増える。
ICT機器を入れたけれど、確認表もそのまま残る。
新しいシステムの操作を覚える負担だけが増える。
そうなると、ICTやAIも「足し算」になってしまいます。
大切なのは、道具を入れることではなく、負担を軽くすることです。
同じ内容を何度も書かなくていいようにする。
必要な情報を探しやすくする。
申し送りを短く、分かりやすくする。
新人さんに説明しやすい形にする。
困りごとを整理するたたき台として使う。
AIやICTは、現場に新しい仕事を増やすためではなく、現場が利用者さんを見る時間を取り戻すために使いたい。
そう考えると、導入前に見るべきものも変わってくると思います。
無料テンプレート｜現場の負担を軽くする業務見直しシート
この記事の内容を、現場で使いやすい形にするために、無料テンプレートを用意しました。
今回のテンプレートは、現場の負担を軽くする業務見直しシートです。
業務をいきなりやめるためのものではありません。
今ある業務の目的を確認し、重なっている部分や負担になっている部分を見つけ、安全を守りながら業務の形を整えるためのシートです。
セット内容
1. 業務見直しチェックシート
今行っている業務について、目的や負担、見直せる部分を整理するシートです。
- 業務名
- その業務の目的
- 誰のための業務か
- 今も必要か
- 重なっている作業はあるか
- 軽くできる部分はあるか
- まとめられる部分はあるか
- 置き換えられる方法はあるか
- 安全上、残したい理由
- 試しに見直す期間
- 見直し後の確認日
2. 二重記録・重複業務チェック表
同じ内容を複数の場所に書いていないかを確認するシートです。
- 紙
- 介護ソフト
- 申し送り
- チェック表
- 口頭共有
- 重複している内容
- どこに集約できそうか
紙とICTの二重管理や、申し送りと記録の重なりを見直す時に使えます。
3. リーダー・上司に伝える提案文テンプレート
業務を見直したいと思っても、いきなり伝えるのは難しいことがあります。
そこで、上司やリーダーに相談しやすいように、提案文のテンプレートも入れています。
たとえば、このような形です。
現在行っている〇〇について、現場では〇〇と〇〇に同じ内容を記録している状況があります。
安全確認として必要な部分は残しながら、重なっている項目を整理できると、記録時間の負担を少し軽くできるのではないかと感じています。
まずは〇週間だけ試して、問題がないか確認する形はいかがでしょうか。
4. AI相談プロンプト集
AIに業務改善を相談する時のプロンプト例も入れています。
介護施設の業務改善について相談です。
以下の業務について、目的、重複している作業、見直せそうな部分、安全面で残すべき部分を整理してください。業務名：
現在の流れ：
困っていること：
安全面で心配なこと：
変更したいこと：
※利用者さんの氏名、住所、病名など、個人が特定される情報は入力しないでください。
※AIの回答はたたき台として使い、最終判断は施設のルールや責任者と確認してください。
ダウンロードはこちら
現場の負担を軽くする業務見直しシートは、Excel形式で無料配布しています。
現場の負担を少しでも軽くしたい時、業務改善の話し合いを始めたい時、紙とICTの二重記録を整理したい時にご活用ください。
⇩【無料】現場の負担を軽くする業務見直しシートをダウンロードする⇩
まとめ｜増やす前に、一度立ち止まる
介護現場では、安全のために業務が増えていくことがあります。
それは、決して悪いことではありません。
利用者さんを守るため。
同じ事故を防ぐため。
職員同士で情報を共有するため。
誰が対応しても分かるようにするため。
そうした目的があるからこそ、業務は増えていきます。
ただ、一度増えた業務を見直さないままでいると、現場の余裕は少しずつ少なくなっていきます。
記録に追われる。
確認に追われる。
申し送りが長くなる。
新人さんに教えることが増える。
利用者さんを見る時間が減ってしまう。
業務が増えすぎると、本当に大切な確認や、利用者さんを見る時間まで埋もれてしまうことがあります。
だから、業務改善では「何を足すか」だけでなく、今ある業務が現場の流れを妨げていないかを見ることも大切です。
安全を守るために必要なものは残す。
でも、重なっているもの、目的が見えにくくなっているもの、今の現場に合わなくなっているものは、少しずつ形を見直していく。
その引き算によって、現場の負担が軽くなることもあるのだと思います。
業務改善は、現場を急がせることではありません。
利用者さんを見る時間と、職員が落ち着いて働ける余白を取り戻すことなのだと思います。
介護現場の業務改善は、足し算だけではなく、引き算から。
増やす前に、一度立ち止まる。
そこから始めるだけでも、現場の負担は少しずつ変えていけるのではないかと思います。
あわせて読みたい記事
✏️ 毎日の記録・申し送りを「時短」したい方へ
「やさしい日本語」と一緒に使うと効果抜群。Excelでそのまま使えるテンプレートです。
📖 外国人スタッフへの「教育資料」にお困りの方へ
現場で必須の専門用語を分かりやすく解説しました。新人教育のテキストとして印刷して渡せます。
💬 利用者さんともっと「心通う会話」がしたい方へ
業務的な指示だけでなく、相手の心が動く「魔法の言葉」や「感謝の伝え方」を集めました。
🤖 AIを使って「自分だけのマニュアル」を作りたい方へ
今回のChatGPT活用法をさらに深掘り。現場ですぐ使えるフレーズやプロンプトをまとめたPDF付き記事です。
🖍️ レクリエーションや個別ケアで使える「ぬりえ」を探している方へ
高齢者の方の思い出や興味に寄り添いやすい、やさしい塗り絵づくりの考え方やプロンプト例をまとめています。
活動づくりや会話のきっかけにもつながります。
🌱 外国人介護士にも伝わりやすい「やさしい日本語」を学びたい方へ
介護現場でそのまま使いやすい、やさしい日本語の考え方や言い換え方をまとめています。外国人介護職員の新人教育や日々の声かけを見直したいときにも役立ちます。
コメント