介護現場で「申し送りノート」に悩む人が多い理由
介護の現場で毎日行われる「申し送り」。利用者さんの体調や日々の様子をスタッフ同士で共有する大切な時間ですが、現場ではこんな声がよく聞かれます。
手書きの申し送りノートは読みにくい・共有しにくい
従来から多くの施設で使われているのは、紙のノート。
ただし「字が読みにくい」「人によって表現がバラバラ」といった問題が起こりやすく、あとから読み返したときに解釈がずれてしまうこともあります。
口頭での引き継ぎは聞き漏れ・伝達ミスが起きやすい
夜勤から日勤、日勤から遅番へと続く交代制。口頭の引き継ぎに頼ってしまうと、疲れていたり忙しかったりする時に「大事な一言」を聞き逃すリスクがあります。特に「服薬」「体調変化」など命に関わる内容は、漏れなく正確に伝えたいものです。
Excelで管理したいけどフォーマット作成が難しい
「だったらExcelで表にすればいいのでは？」と思う方も多いはず。
しかし、Excel初心者にとってフォーマットを作るのはハードルが高い作業です。罫線や色付け、プルダウンの設定など、ゼロから作るのは現実的ではありません。
※テンプレートのイメージ画面です。
Excelで「申し送りノート」を管理するメリット
こうした課題を解決するために活躍するのが Excel版の申し送りノート です。
色分けで視認性が高く迷わない
水色＝日付、オレンジ＝利用者名、緑＝プルダウン入力、黄色＝備考。
色分けされているので「どこに何を入力すればいいか」が直感的に分かります。
プルダウンで誰でも簡単に入力できる
食事・排泄・体調などは、あらかじめ用意された候補をクリックするだけ。
「10割」「8割」「拒否」などを一発で選べるので、表現のばらつきがなく、入力スピードも上がります。
過去の記録を検索しやすい
ExcelならCtrl+Fで検索が可能。
「熱」「下痢」などのキーワードを入力するだけで、過去の記録をすぐに探せます。これは紙ノートにはない大きなメリットです。
印刷設定で共有もしやすい
このテンプレートは A4横向き／50行ごとに改ページ／ヘッダー繰り返し の設定済み。
印刷してスタッフに配布したり、カンファレンス資料にしたりと、紙ベースでも運用できます。
今回の無料テンプレートの特徴
今回ご用意したExcelテンプレートには、介護現場での実体験をもとにした工夫をたくさん盛り込みました。
3種類のフォーマット（一覧型・カレンダー型・チェックリスト型）
- 一覧型：日ごとの記録を時系列に並べて管理。引き継ぎで全体を把握しやすい。
- カレンダー型：日付ごとに直感的に入力でき、勤務シフトや予定管理と相性が良い。
- チェックリスト型：チェックするだけで記録できるので、新人や外国人スタッフにもおすすめ。
体調・食事・排泄・服薬・行動を網羅したプルダウン
- 体調：発熱／咳／倦怠感／異常なし
- 食事：10割／8割／5割／拒否／水分のみ
- 排泄：排尿あり／排便あり／軟便／水様便／失禁
- 服薬：服薬済み☑／拒否／残薬あり
- 行動：レク参加あり／徘徊傾向／帰宅願望／趣味活動参加
どれも現場でよく使うワードを網羅しているので、ゼロから考える手間はありません。
施設ごとにカスタマイズできるマスタ管理機能
「マスタ」シートに選択肢一覧がまとめてあり、「－」を上書きするだけで簡単に追加可能。
「買い物同行」「家族と電話」など、施設独自の活動もプルダウンに反映されます。
50行ごとに改ページされる印刷レイアウト
印刷時は自動で50行ごとに改ページ。
「1ページに1日分」や「スタッフごとに1ページ」など、現場での使い勝手を意識しています。
図解＋英語対応マニュアルつきで誰でも安心
パソコンが苦手なスタッフ向けに、色付き図解で使い方を解説。
外国人スタッフ向けに英語版マニュアルも同梱しているので、多国籍な現場でも安心です。
介護の申し送りノート（Excel版）の使い方
ステップ1｜入力シートを選ぶ
「一覧型」「カレンダー型」「チェックリスト型」から、自分の施設に合ったものを選びます。
ステップ2｜日付・利用者名・体調などを入力
- 日付（水色セル）を入力
- 利用者名（オレンジセル）を選択
- 体調・食事・排泄・服薬・活動（緑セル）をプルダウンで選ぶ
- 備考（黄色セル）に自由記入
ステップ3｜マスタシートで選択肢を追加する方法
「マスタ」シートを開き、「－」を任意の内容に書き換えるだけ。
入力後はすぐにプルダウンに反映されます。
ステップ4｜印刷する方法
「ファイル」→「印刷」から実行。
A4横向き／50行ごと改ページ／ヘッダー繰り返し表示で、紙の申し送り資料としても使えます。
現場の声｜実際に使ったスタッフの感想
- 介護士Aさん：「手書きよりラク！プルダウンでサッと入力できる」
- 看護師Bさん：「体調の変化が一覧で見えるので夜勤から日勤への引き継ぎがスムーズ」
- 管理者Cさん：「印刷して回覧できるし、データとして残せるのも安心」
- 外国人スタッフDさん：「英語マニュアルがあって助かる。色分けでどこに書くかわかりやすい」
まとめ｜Excel版申し送りノートで介護現場がラクになる
「申し送り」は介護現場において、チームケアの質を左右する重要な業務です。
しかし、紙や口頭だけではどうしても抜け漏れやミスが起こりやすいのが現実。
今回ご紹介した Excel版「申し送りノート」ツール は、
- 誰でも迷わず入力できる
- 表現が統一されて記録ミスを防ぐ
- 印刷や回覧も簡単
- 施設ごとにカスタマイズ可能
というメリットがあります。
「申し送りをもっとスムーズにしたい」
「スタッフみんなが使いやすいフォーマットが欲しい」
そんな方に、ぜひ活用していただきたいツールです。
利用規約について
本テンプレートは、介護現場での「申し送り業務」をサポートする目的で無料配布しています。
ご利用にあたり、以下の点をご確認ください。
- 本テンプレートの著作権は作成者（やなぎ）に帰属します。
- 個人・法人を問わず無料でご利用いただけます。
- 再配布・販売は禁止 といたします。
- 本テンプレートを改変して再配布・販売することも禁止です。
- ご利用によって生じたトラブルや不利益については責任を負いかねます。
ダウンロード用パスワードについて
本テンプレートは、正規の配布ページ（当ブログ）からのみダウンロードできます。
不正な二次配布を防ぐため、ファイルには パスワード保護 を設定しています。
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🔑 パスワード：careDL2025
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⇩申し送りノートテンプレートのダウンロードはここから⇩
※パスワードは利用規約のに記載してあります。
ご確認の上、ご利用ください。
⚠️ ご注意
- 本テンプレートの著作権は作成者（やなぎ）に帰属します。
- 個人・法人を問わず無料でご利用いただけます。
- 二次配布・販売は禁止 です。
✨ noteで編集可能版を販売しています
無料版では一部シートにロックがかかっていますが、
「もっと自由に編集したい」
「うちの施設に合わせて調整したい」方には、
ロック解除済みの編集可能版（500円） を note で販売しています。
購入者限定で、
- 利用者名・職員名の追加
- 独自の項目やリストの編集方法
- 簡単な調整のご相談
などの サポート特典 もご用意しています。
フォーマット修正・ご依頼について
あなたの施設専用にカスタマイズしませんか？
今回ご紹介した「申し送りノートExcel」は、無料テンプレートとしてすぐにご利用いただけます。
ただ、施設によってはこんなご要望が出てくるかもしれません。
- 独自の項目を追加したい（例：事故報告、リハビリ記録 など）
- 利用者名や職員名をあらかじめ登録しておきたい
- 印刷フォーマットをもっと見やすく整えたい
- 外国人スタッフや新人向けに、さらにわかりやすくしたい
こうした カスタマイズや修正対応 も、私が承っています。
スキマにて案件としてご依頼いただければ、現場に合わせた最適な形に調整いたします。
介護現場での7年以上の経験とExcel開発スキルを活かして、「すぐ使えて、長く運用できるツール」 をお届けします。
